Konut sitelerinde iletişim!

Site yönetimlerinin temeli, ortak alanda yaşama kültürü, bu kültürün temeli ise iletişimdir.

Site yönetimlerindeki iletişimi, şirketler veya dernekler gibi ticari kazanç, üye edinme kaygısı taşıyan “halkla ilişkiler ofisleri” veya yerel yönetimler gibi taraftar edinme, ikna etme kaygılı “ beyaz masalar ” değil, denk bütçe ve memnuniyet kaygısında olan “ Sakinlerle İlişkiler Masası (SİM) ” yapar.

Sitelerin halkla ilişkisi veya renkli masası olmaz. Bu tip oluşumlar site yönetimi disiplini, site yaşam kültürü, kat mülkiyeti kanunu, anagayrimenkul mevzuatından habersiz, bilgisiz, sakinlerin memnuniyetinden kaygısız, maliklerin beklentilerinden ilgisiz meslek erbabı veya koca bir siteye hizmet etmek yerine yönetmek hırsına düşmüş kişi veya kişilerin yanlış uygulamalarının sonucudur. Zaten bir çok site yönetiminin, maliklerle mahkemelik olmasına sebep verenler de , malikleri borçlandırıp icra dairelerine düşürenler de bu tip yaklaşımlardır.

Nedir bu SİM ? Sakinlerle İlişkiler Masası; sakinler, site yönetime fiziki, telefonla, e- posta vb. şekilde ulaşınca, onların taleplerini alıp, azami 2 saat içinde ön dönüşü yapmak,talebi saha hizmetleri üzerinden karşılanmasını organize etmek, talep karşılanınca da muhatap sakinin memnuniyetini almak ve bu süreci operasyona dahil etmek amacı ile SSS (sıkça sorulan sorular), SYH (sıkça yapılan hatalar), SYO (sıkça yaşana olaylar) istatistiği çıkarıp, site yönetimi eğitim ve uygulamalarına dahil etme iş işleyişi ve akışını yönetmektir.

Sakinlerle ilişkiler masası, site operasyonunun ana kraliçesidir. Nasıl ki arılar kovana bateri getirince ana kraliçe yeni yumurtlamayı bu bakteriye dirençli halde yaparsa, personel de arı gibidir, çalışır ama olur ya, yanlış bir iş yapabilir, bir işi eksik bırakabilir. İşte SİM, sakinlerden gelen tepki, site müdür ve şeflerince yapılan turlar sonucunda eksik yapılan, hiç yapılmayan, yanlış yapılan işleri toparlar, düzenler, organizasyona öğrenme özelliği kazandırır. SİM bir büro, ofis değil hizmettir. Bu hizmetin sorumlusu site müdürü, uygulayıcısı (alma-uygulatma- geri bildirim) ise SİM’ de(Sakinlerle İlişkiler Masasında) görev yapan sekreter ikiz görevli karşılama personelidir.

Bir çok site yönetim kurulumuz bu isimden, hizmetten hatta ayrıntıdan habersizdir, zaten bu tip site yönetim kurulları, sakinler memnuniyeti veya emlak değeri, hizmetin kalitesini artırmayı değil, aidat toplamayı ve bunları harcamayı site yönetimi sanmaktadır.

Site yönetimi; malikle,sakinle, personelle, misafirle, tedarikçi ile iletişimler bütünüdür.

İletişim olmayan yerde “itekleşim” vardır ki bu da maliklerin yönetimle, yönetimim denetimle mahkemelik olmasına, komşunun komşuya küslüğüne, yüksek aidata, sakinler memnuniyetsizliği ve emlak değeri düşüşüne sebep olur.

Nihat DÖNMEZ Site Yönetimleri Danışmanı

Makine Mühendisi-Emlak Müşaviri- Üniversite Eğitmeni

Editörün Diğer Yazıları :

• Site yönetimlerinde sorumluluk ve yetki!
• Site hizmet planı nasıl düzenlenmeli?
• Site yönetimi hafriyatla başlamalı!
• Site müdürünün saha turları!
• 11 maddede konut siteleri hukuku!